Профессиональный секретарь

Программа курса Профессиональный секретарь

Роль секретаря и помощника руководителя в структуре управления

• Роль секретаря в формировании корпоративной культуры
• Секретарские должности и функциональные обязанности
• Запреты на профессию или кто не сможет быть секретарем
• Толерантность как основная компетенция

Руководитель и секретарь/помощник руководителя

• Основные ассистентские функции и формы взаимодействия с руководителем
• Стили руководства
• Идентификация стиля руководства своего начальника и манера поведения секретаря, наиболее соответствующая этому стилю
• Как научиться  быстро и грамотно принимать распоряжения руководителя
• Выполнение поручений руководителя и контроль за исполнением
• Обратная связь руководителю: как делать ее оперативно и четко
• Если руководитель недоволен: как определить причину и предотвратить конфликт

Культура поведения и служебный этикет

• Взаимоотношения «руководитель-секретарь», «секретарь-сослуживцы», «Секретарь-посетители»

Организация деловых встреч и приемов

• Современные принципы и функции бизнес-этикета
• Влияние бизнес-этикета на корпоративный имидж компании
• Основы профессиональной этики и делового этикета
• Прием посетителей: правила и стандарты
  • Правила приема в зоне ресепшн
  • Правила в приемной руководителя
• Офисное гостеприимство: кому, что и как:
  • Когда и как подавать чай/кофе
  • Требования к оформлению кофе-брейк
  • Правила подачи чая/кофе – соблюдаем протокольные требования
  • Как правильно убрать посуду, чтобы участники совещания/ переговоров могли продолжить работу
  • Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний, переговоров и презентаций

Организация рабочего дня

• Тайм-менеджмент и его основные принципы
• Как создать «фотографию» дня
• Зачем нужен план
• Как расставлять приоритеты, если нужно сделать одновременно несколько дел
• Планирование рабочего времени руководителя
• Самоменеджмент, Самомотивация, Самоконтроль.
• Организация приема посетителей на основе тайм-менеджмента

Особенности делового общения

• Общение как лучший способ передачи/получения информации, понимания и взаимодействия
• Вербальные и невербальные коммуникации
• Техники противодействия прессингу.
• Как сказать «нет»
• Как избежать манипуляции
• Стресс-менеджмент

Мастерство телефонного общения

• Голос секретаря и характер его воздействия на собеседников
• Работа с голосом (тембр, темп, интонации и т.д.)
• Вербальные характеристики речи (лексика, построение фраз и др)
• Как профессионально слушать
• Методы активного слушания
• Как управлять процессом общения с помощью вопросов
• Как правильно выбрать стратегию поведения в конфликтной ситуации
• Как управлять телефонным контактом
• Скрипты в телефонной коммуникации

Требования к составлению и оформлению документов

• Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами
• Унификация и стандартизация управленческих документов
• Формуляр документов
• Требования к бланкам документов
• Реквизиты документа: их значение и оформление
• Отметки о согласовании документов
• Особенности работы с отдельными группами документов
• Правила оформления и составления управленческих документов
• Рекомендации по составлению текстов документов и деловых писем

Организация документооборота

• Порядок обработки документов
• Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов
• Правила и виды регистрации документов
• Формы регистрации входящих, исходящих, внутренних документов
• Порядок движения документов в организации
• Учет объема документооборота
• Контроль исполнения документов и поручений
• Сроки исполнения
• Структура баз данных по документной системе организации
• Правила организации документооборота с учетом ведения электронного документооборота
• Эффективность документооборота

Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации

• Влияние деловой переписки на имидж компании и отдельного сотрудника
• Цели и задачи деловой переписки
• Функции делового письма: чем отличаются письма с разными функциональными задачами
• Критерии эффективности деловой переписки
• Деловая переписка по электронной почте

Имидж секретаря/помощника руководителя

• Вид и стиль поведения
• Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия
• Формирование  имиджа, соответствующего ситуации
• «Мелочи», говорящие о профессионализме/ некомпетентности

Итоговая аттестация